Privacybeleid
Artikel 1 - Wie zijn wij?
De Hair & Soul App wordt aangeboden door BV Kubiak, handelend onder de handelsnaam Changes Created by Jeanine, vertegenwoordigd door Jeanine Kubiak, zaakvoerster. BV Kubiak is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die in deze app verwerkt worden. Maatschappelijke zetel: Pieter Reypenslei 5, 2640 Mortsel, België Ondernemingsnummer (KBO): BE0877179017 E-mail: changes@changesbyjeanine.be Telefoon: +32 3 290 61 59 Website: www.changesbyjeanine.be Wij hebben geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld. Al je vragen over privacy en al je verzoeken om je rechten uit te oefenen komen dus rechtstreeks bij ons terecht, via changes@changesbyjeanine.be. Dat is het enige adres dat je nodig hebt.
Artikel 2 - Wat is de Hair & Soul App?
De Hair & Soul App is een digitale wellness-applicatie die complementair is aan de diensten van Changes Created by Jeanine. De app biedt je de mogelijkheid om dagelijkse reflectiekaarten te trekken die gebaseerd zijn op een stemming die je zelf kiest, om je gedachten op te schrijven in je dagboek (Mirror Moments) en om in gesprek te gaan met een AI-begeleider. De Hair & Soul App is uitdrukkelijk geen medische of psychologische tool. Jeanine Kubiak, oprichtster en zaakvoerster, is geen psycholoog, therapeut of medische professional, en de app vervangt nooit professioneel medisch of psychologisch advies.
Artikel 3 - Welke persoonsgegevens verzamelen wij?
Hieronder staat precies wat de app van je opslaat. Je account: je voornaam en je achternaam (beide verplicht), je e-mailadres, je wachtwoord (dat wordt door het platform gehasht opgeslagen), je geboortedatum (optioneel, wij gebruiken die enkel voor het verjaardagscadeau) en je taalkeuze. Je abonnement: het type abonnement, het interval, de status, de startdatum, het betaal-id dat wij van Mollie ontvangen, een eventueel gebruikte kortingscode, en het bedrag en de datum van elke betaling. Je gebruik van de app: de kaarten die je trekt met de datum erbij, je favorieten, je dagboekteksten (Mirror Moments), de notities die je bij een kaart schrijft en je reeks van opeenvolgende dagen. De AI-begeleider: de gesprekken en de berichten die je met de begeleider in de app voert, plus een automatisch gegenereerde titel per gesprek. Het salon: het salon en de kapster die je kiest, je afspraken met een eventuele vrije notitie, je bestellingen in de shop, en of je een kaart met je kapster gedeeld hebt. Door het salon zelf toegevoegd: je haartype en interne notities over jou als klant. Je voorkeuren: het tijdstip van je dagelijkse herinnering, en per soort bericht of je die wil ontvangen. De meldingen en de supportberichten die via de app verstuurd worden.
Artikel 4 - Gegevens over je gezondheid
In je dagboek (Mirror Moments) en in de chat met de AI-begeleider schrijf je in vrije tekst hoe je je voelt. Daarin kunnen gegevens over je mentale of je fysieke gezondheid voorkomen. Wij willen daar eerlijk over zijn. Dat zijn bijzondere categorieën van persoonsgegevens in de zin van artikel 9 AVG. Wij verwerken ze uitsluitend op basis van je uitdrukkelijke toestemming (artikel 9, lid 2, onder a AVG). Die toestemming vragen wij apart aan je, voor je het dagboek of de chat voor het eerst gebruikt. Je kan die toestemming op elk moment intrekken, in de app of via changes@changesbyjeanine.be. Het intrekken laat de rechtmatigheid van de verwerking van vóór de intrekking onverlet.
Artikel 5 - Waarom verwerken wij je gegevens en op welke rechtsgrond?
Voor elk doel hoort een rechtsgrond. Dit zijn de onze. Het leveren van de app, je account en je abonnement: uitvoering van de overeenkomst die je met ons sluit (artikel 6, lid 1, onder b AVG). Onze boekhouding en het bewaren van facturen: het naleven van een wettelijke verplichting (artikel 6, lid 1, onder c AVG). Het versturen van marketingmails en nieuwsbrieven: je toestemming (artikel 6, lid 1, onder a AVG). Het dagboek (Mirror Moments) en de chat met de AI-begeleider: je toestemming, en voor gegevens over je gezondheid je uitdrukkelijke toestemming (artikel 6, lid 1, onder a en artikel 9, lid 2, onder a AVG). De beveiliging van de app en het voorkomen van misbruik: ons gerechtvaardigd belang (artikel 6, lid 1, onder f AVG). Dat belang bestaat concreet uit het beschermen van je account tegen ongeoorloofde toegang, het opsporen van misbruik van kortingscodes en abonnementen, en het technisch veilig en stabiel houden van de app.
Artikel 6 - Moet je deze gegevens geven?
Sommige gegevens hebben wij echt nodig, andere geef je vrijwillig. Noodzakelijk om de overeenkomst uit te voeren: je voornaam, je achternaam, je e-mailadres en een wachtwoord. Zonder die gegevens kunnen wij geen account voor je aanmaken en kan je de app niet gebruiken. Vrijwillig: je geboortedatum, je dagboekteksten, je keuze voor een salon en een kapster, en je haartype. Geef je die niet, dan blijft de app gewoon werken. Je krijgt dan enkel geen verjaardagscadeau, je kan geen afspraken maken of kaarten delen met je kapster, en je gebruikt het dagboek en de chat niet. Wil je een betaald abonnement, dan zijn ook de betaalgegevens die je bij Mollie invult noodzakelijk. Zonder betaling kan het abonnement niet starten.
Artikel 7 - Hoe lang bewaren wij je gegevens?
Je account en je profiel: zolang je account bestaat. Zodra je je account verwijdert, worden die gegevens verwijderd. Je dagboek, je kaarthistoriek, je AI-gesprekken, je afspraken en je meldingen: die worden samen met je account verwijderd. Je betaal- en factuurgegevens: zeven jaar. Dat is een wettelijke bewaarplicht (artikel 315 WIB en artikel 60 van het Btw-wetboek). Verwijder je je account, dan anonimiseren wij die gegevens, zodat er geen naam en geen e-mailadres meer aan hangt. Je AI-gesprekken: uiterlijk twaalf maanden na het laatste bericht in dat gesprek. Verwijderen via de app gebeurt onmiddellijk. Wij houden je gegevens dus niet nog dertig of negentig dagen bij.
Artikel 8 - Met wie delen wij je gegevens?
Wij werken met een klein aantal verwerkers. Elk van hen krijgt enkel de gegevens die nodig zijn voor zijn taak, en mag die enkel voor ons gebruiken. Base44: het hosten van de app, de database en het verzenden van e-mail. Mollie B.V., Keizersgracht 126, 1015 CW Amsterdam, Nederland: de betalingen. Naar Mollie gaan je gebruikers-id, het type abonnement, het interval en een eventuele kortingscode. Je betaalkaartgegevens vul je rechtstreeks bij Mollie in. Wij zien of bewaren die kaartgegevens nooit. Anthropic, Verenigde Staten: het AI-model achter de chat in de app. OpenAI, Verenigde Staten: het AI-model dat de titels van je gesprekken maakt. Daarnaast delen wij gegevens wanneer de wet ons daartoe verplicht. Wij verkopen je gegevens nooit aan derden en wij delen niets met adverteerders.
Artikel 9 - Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte
Twee van onze verwerkers zitten buiten de EER: Anthropic en OpenAI verwerken gegevens in de Verenigde Staten. Concreet betekent dat, dat de tekst die je in de chat typt en de titel van je gesprek daar verwerkt worden. Als waarborg voor die doorgifte gebruiken wij de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie (uitvoeringsbesluit 2021/914). Wil je een kopie van die waarborgen inkijken, vraag ze dan gerust op via changes@changesbyjeanine.be.
Artikel 10 - Hoe beschermen wij je gegevens?
Al het verkeer tussen je toestel en de app loopt over een versleutelde verbinding. Je wachtwoord wordt door het platform gehasht opgeslagen en is voor ons nooit zichtbaar. De toegang tot persoonsgegevens is beperkt tot beheerdersaccounts. Je dagboekteksten zijn niet zichtbaar voor het salon, tenzij je zelf een kaart deelt met je kapster. Bij een datalek met een hoog risico melden wij dat binnen 72 uur aan de Gegevensbeschermingsautoriteit, en brengen wij jou rechtstreeks op de hoogte wanneer de wet dat vraagt.
Artikel 11 - Geautomatiseerde besluitvorming en profilering
Wij nemen geen geautomatiseerde besluiten met rechtsgevolgen voor jou of met vergelijkbare aanzienlijke gevolgen (artikel 22 AVG). Wij maken wel een maandelijkse samenvatting van de kaarten die je trok en van de reflecties die je schreef, om je een dominant thema van die maand te tonen. Die samenvatting sturen wij je per e-mail. Wil je die niet ontvangen, dan zet je die mail uit in je instellingen.
Artikel 12 - Cookies en lokale opslag
De app bewaart een klein aantal gegevens op je eigen toestel: Je taalkeuze: zodat de app opent in de taal die je gekozen hebt. Of je de intro van een categorie al gezien hebt: zodat je die niet telkens opnieuw krijgt. Of een pop-up al getoond is: zodat je die niet dubbel te zien krijgt. De staat van een zijmenu: zodat het menu open of dicht blijft zoals je het liet. Dit is functionele opslag die nodig is om de app te laten werken. Daarvoor is geen toestemming vereist. Wij gebruiken geen analyse- of advertentiecookies, en wij delen niets met derden voor reclame.
Artikel 13 - Welke rechten heb je?
Recht op inzage: je mag weten welke gegevens wij van je verwerken. Recht op rectificatie: je mag onjuiste gegevens laten verbeteren. Recht op gegevenswissing: je mag vragen om je gegevens te wissen. Recht op beperking van de verwerking. Recht op overdraagbaarheid: je mag je gegevens in een leesbaar formaat opvragen. Recht van bezwaar tegen een verwerking die op ons gerechtvaardigd belang steunt. Recht om je toestemming in te trekken. Dat laat de rechtmatigheid van de verwerking van vóór de intrekking onverlet. In de app zelf kan je al je gegevens downloaden en je account verwijderen. Dat is de snelste weg. Wil je liever dat wij het voor je doen, stuur dan een e-mail naar changes@changesbyjeanine.be. Wij antwoorden binnen één maand. Is je vraag ingewikkeld, of krijgen wij er veel tegelijk, dan mogen wij die termijn met twee maanden verlengen (artikel 12, lid 3 AVG). Wij laten je dat dan binnen één maand weten. Ben je niet tevreden over de manier waarop wij met je gegevens omgaan, dan mag je altijd klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit: Drukpersstraat 35, 1000 Brussel contact@apd-gba.be +32 2 274 48 00 www.gegevensbeschermingsautoriteit.be
Artikel 14 - AI-begeleider (SoulWhisper)
In de app is een AI-begeleider beschikbaar, SoulWhisper, die je helpt met vragen over de app, de kaarten en zelfzorg binnen Hair & Soul Cards. Welke gegevens verwerken wij via de AI-begeleider Wij verwerken de berichten die je intypt, de titel die automatisch bij je gesprek gemaakt wordt, en beperkte accountgegevens die nodig zijn om je goed te kunnen helpen, zoals je voornaam, je taalkeuze, je abonnementsstatus en relevante app-context, bijvoorbeeld de kaart die je trok. Op welke rechtsgrond De chat werkt enkel met je toestemming (artikel 6, lid 1, onder a AVG). Omdat je in de chat kan schrijven over hoe je je voelt, en dat gegevens over je gezondheid kunnen zijn, vragen wij je daarvoor uitdrukkelijke toestemming (artikel 9, lid 2, onder a AVG). Je kan die op elk moment intrekken. Waarvoor wij deze gegevens gebruiken Uitsluitend om je vraag binnen de app te beantwoorden en om de begeleider persoonlijk en relevant te maken. Wij gebruiken je gesprekken niet voor reclame en wij verkopen ze niet. Met wie wij gegevens delen Anthropic levert het AI-model achter de chat, OpenAI levert het model dat de titel van je gesprek maakt. Beide verwerken je gegevens namens ons, in de Verenigde Staten, met de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie (uitvoeringsbesluit 2021/914) als waarborg. Zie ook artikel 9. Hoelang wij gegevens bewaren Je AI-gesprekken worden uiterlijk twaalf maanden na het laatste bericht in dat gesprek verwijderd. Verwijder je je account, dan verdwijnen ze onmiddellijk mee. Je kan ook altijd vragen om je gesprekken te laten verwijderen via changes@changesbyjeanine.be. Geautomatiseerde besluitvorming De AI-begeleider neemt geen geautomatiseerde beslissingen met juridische of vergelijkbare gevolgen voor jou. De antwoorden zijn informatief en ondersteunend. Belangrijk De AI-begeleider geeft geen medisch, psychologisch of therapeutisch advies. Antwoorden kunnen fouten bevatten. Vertrouw voor gezondheids- of medische vragen altijd op een professional of op Jeanine in de salon.
Artikel 15 - Minderjarigen
In België ligt de leeftijd waarop een minderjarige zelf toestemming kan geven voor diensten van de informatiemaatschappij op 13 jaar (artikel 7, paragraaf 1 van de Wet van 30 juli 2018). Wij kiezen er zelf voor om de Hair & Soul App aan te bieden aan personen vanaf 16 jaar. Dat is een keuze van ons als aanbieder en geen wettelijke ondergrens. Bij je registratie vragen wij je om te bevestigen dat je 16 jaar of ouder bent. Is er toch een account aangemaakt door of voor iemand die jonger is, dan mag een ouder of wettelijke vertegenwoordiger ons altijd contacteren via changes@changesbyjeanine.be om de gegevens te laten verwijderen.
Artikel 16 - Belangrijke disclaimer
De Hair & Soul App is een wellness- en inspiratie-app, geen medische, therapeutische of psychologische tool. De inhoud van de kaarten is louter inspirerend en informatief van aard. Jeanine Kubiak, oprichtster en zaakvoerster van Changes Created by Jeanine, is een gediplomeerd kapster met meer dan dertig jaar ervaring in haarverzorging. Zij is geen psycholoog, therapeut, arts of erkende zorgverlener. De app vervangt nooit professioneel medisch, psychologisch of welzijnsadvies. Worstel je met mentale of fysieke gezondheidsproblemen, neem dan contact op met een gekwalificeerde zorgverlener of met je huisarts. Zit je in crisis, bel dan Tele-Onthaal op 106 (24/7, gratis).
Artikel 17 - Wijzigingen aan dit privacybeleid
Verandert de app, of vraagt de wet daarom, dan passen wij dit privacybeleid aan. Onderaan deze pagina zie je altijd welke versie geldt en wanneer die voor het laatst bijgewerkt is. Bij een belangrijke wijziging laten wij het je weten via de app of per e-mail. Heb je na het lezen nog vragen, stuur ze gerust naar changes@changesbyjeanine.be. Wij helpen je graag verder.
Versie 2.0 - Laatst bijgewerkt op 1 augustus 2026